En los tiempos que corren, es difícil imaginar el lugar de trabajo sin colaboración. Se ha convertido en una parte vital de nuestra vida profesional.

Sin embargo, esta época también plantea un nuevo reto: ¿Cómo diseñar espacios que faciliten el trabajo colaborativo?

En este contenido profundizamos más sobre esto.

¿Qué son los espacios colaborativos?

Los espacios colaborativos son lugares diáfanos donde la gente se reúne para trabajar en proyectos. Suelen estar equipados con escritorios y amplias mesas corridas, sillas individuales y sillones de varias plazas, y tecnología que permite el intercambio de ideas, realización de presentaciones, etc. En estos espacios las paredes suelen ser aptas para usarse como pizarras.

Se utilizan en empresas de todo tipo, desde startups tecnológicas hasta grandes bancos o casas de moda. La idea es que la gente pueda colaborar en torno a un proyecto sin estar encerrada en un pequeño cubículo y sin tener que preocuparse por el ruido o las distracciones.

Los espacios colaborativos empezaron a aparecer en los años 80, pero sólo recientemente con la pandemia han sido adoptados por las empresas convencionales. Han evolucionado con el tiempo a medida que la tecnología ha mejorado; ahora es más común encontrar oficinas abiertas que salas u oficinas separadas, y suelen estar equipados con algo más que un simple escritorio y una silla.

Ventajas del trabajo colaborativo en oficinas

Los beneficios del trabajo colaborativo en las oficinas es un tema que se ha estudiado, debatido y discutido durante años. Pero se puede afirmar que este tipo de colaboración tiene ventajas claras:

• Mayor productividad. Cuando hay varias personas trabajando en un proyecto, a menudo se puede conseguir más que si una sola persona lo hiciera todo. 
• Creatividad. Esto se debe a que cada persona aporta su propia experiencia, lo que significa que aportan diferentes perspectivas, ideas y experiencias a la situación. Esto puede conducir a mejores resultados en general.
• Mejora en las relaciones entre compañeros de trabajo. El trabajo colaborativo requiere comunicarse con otras personas con regularidad, y a veces eso significa exponerse y ser lo suficientemente vulnerable como para pedir ayuda a tus colegas cuando la necesitas (o incluso simplemente preguntarles qué piensan sobre algo). Esto puede ayudar a crear confianza entre los compañeros de trabajo, así como permitirles conocerse mejor para que no sean sólo compañeros de trabajo, sino verdaderos amigos a los que les gusta pasar tiempo juntos fuera del trabajo.

Productividad en espacios y oficinas colaborativas

Como todos sabemos, el trabajo en equipo es más productivo que el individual. No necesitas una oficina para ser productivo, sólo un portátil y la libertad de moverte. Pero está demostrado que la colaboración aumenta la productividad cuando las personas están en el mismo edificio. Y aún más cuando están en la misma habitación.

Esto puede parecer obvio: estar cerca significa que puedes hablar cara a cara, lo que suele ser más rápido que el correo electrónico, las aplicaciones de chat como Slack o de vídeochat como Zoom (o incluso las llamadas telefónicas).

Pero hay algo más qué ocurre cuando las personas están juntas en la misma sala: hablan más. Comparten ideas de forma más espontánea, las rebotan entre sí y se basan en las ideas de los demás. Este tipo de colaboración casual es importante porque nos ayuda a pensar en los problemas y a encontrar mejores soluciones de las que habríamos encontrado trabajando solos.

Tendencias en el diseño de nuevas oficinas

En un mundo en el que la oficina tradicional está desapareciendo lenta pero inexorablemente, hay una serie de tendencias que parecen estar cobrando fuerza: la libertad de trabajo, la colaboración y los espacios abiertos.

Hay que tener en cuenta que, aunque este tipo de entornos de trabajo tiene muchas ventajas (una de ellas es el aumento de la eficiencia), también tiene algunas desventajas: las oficinas abiertas crean distracciones, como la contaminación acústica, que pueden dificultar la concentración e incluso afectar a la salud.

Vamos a ver las tendencias y características más destacadas de las oficinas colaborativas:

Espacios no territoriales

Imagina un espacio que no es tuyo, pero que puedes utilizar cuando quieras. No tiene reglas estrictas ni limitaciones, y no hay nadie que controle el espacio.

Todo el mundo tiene el mismo acceso a este lugar, y cualquiera puede cambiar su aspecto o adaptarlo a sus necesidades: ¿Tienes una reunión? No hay problema. Trae unas sillas del otro lado del pasillo. ¿Quieres trabajar en un proyecto con otro departamento? Simplemente coge una sala de conferencias vacía durante un par de horas. No hace falta que nadie lo apruebe: tienes lo que necesitas cuando lo necesitas.

Así son los espacios no territoriales.

Mobiliario polivalente

Los muebles polivalentes están diseñados para ser utilizados con múltiples fines.

Son una buena manera de ahorrar espacio y pueden hacer que tu espacio de trabajo sea más colaborativo y dinámico.

Algunos ejemplos de mobiliario que favorecen los espacios colaborativos

• Mesas de sala de conferencias con tomas de corriente incorporadas.
• Estanterías decorativas que se convierten en escritorios.
• Sillas de oficina ergonómicas, diseñadas para sentarse, levantarse y descansar.
• Standing desks que nos permiten trabajar sentados o de pie.
• Cubículos para tener reuniones privadas o descansar.

Mamparas transparentes

Las mamparas transparentes son una buena forma de mantener el equipo unido.

Ayudan a mantener los espacios abiertos sin dejar de ofrecer una sensación de privacidad, lo que es importante si estás trabajando en una idea revolucionaria con tu equipo, pero también si sólo necesitas concentrarte en tus hojas de cálculo de Excel sin que te distraigan los compañeros de trabajo que pasan por tu mesa.

Comunicaciones digitales

La idea de los espacios de colaboración se basa en el principio de que la tecnología permite a las personas trabajar juntas de forma más eficaz. 

La tecnología de comunicación digital, como Slack, Zoom y Yammer, ayuda a reducir las barreras de comunicación entre los equipos para que puedan colaborar mejor.

Para ser claros: estas herramientas no pretenden sustituir las reuniones en persona, sino que están diseñadas para mejorar las capacidades de tu equipo actual, permitiéndoles acceder en cualquier momento y lugar que lo necesiten.

Por ejemplo, si tienes empleados internacionales o remotos que no tienen fácil acceso a sus colegas en oficinas de todo el mundo, las comunicaciones digitales pueden ayudar a salvar esas diferencias para que todos estén en la misma reunión sin retrasos por las zonas horarias u otros factores que impiden que las conversaciones cara a cara sean efectivas.

Zonas de relajación

Es importante que los empleados tengan un espacio donde puedan relajarse y desconectar. La oficina debe incluir una variedad de espacios que permitan a los miembros de su equipo descansar sus mentes, recargar y concentrarse en el trabajo en otra parte del edificio.

He aquí algunos consejos útiles para crear una zona de relajación ideal:

• Asegúrate de que el espacio es lo suficientemente tranquilo como para que la gente pueda leer o echar una siesta sin sentirse molestada. También es importante que no esté demasiado oscuro; si quieres que la gente se sienta cómoda durmiendo la siesta o relajándose, intenta añadir una iluminación ambiental para que no se sientan como en una cueva. Un sofá o una silla cómodos son esenciales para los que prefieren sentarse mientras descansan.
• Añade elementos decorativos como plantas, obras de arte en las paredes (que no distraigan demasiado), etc., para que tus empleados se sientan inspirados por el entorno que les rodea incluso mientras se relajan.
• Crea espacios donde los empleados puedan relacionarse mientras descansan como podrían ser una cafetería, un comedor o una sala de descanso.

Conclusión

El futuro de la oficina es colaborativo. Con tantas opciones que las empresas pueden explorar, no hay duda de que tu negocio podrá encontrar algo que se ajuste perfectamente a sus necesidades y estilo. Una vez lo tengas lo único que te queda es sentarte, relajarte y disfrutar de todas las ventajas de trabajar en un espacio más abierto y colaborativo.