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Nos dias de hoje, é difícil imaginar o local de trabalho sem colaboração. Tornou-se uma parte vital da nossa vida profissional.

Contudo, estes tempos representam também um novo desafio: como conceber espaços que facilitem o trabalho colaborativo?

Neste conteúdo, analisamos isto mais de perto.

 

O que são espaços de colaboração?


Os espaços colaborativos são lugares de plano aberto onde as pessoas se reúnem para trabalhar em projectos. Estão normalmente equipados com secretárias e mesas grandes, cadeiras e poltronas individuais com vários assentos, e tecnologia que permite a troca de ideias, apresentações, etc. Nestes espaços, as paredes são frequentemente adequadas para utilização como quadros brancos.

São utilizados em empresas de todos os tipos, desde empresas tecnológicas em fase de arranque até grandes bancos ou casas de moda. A ideia é que as pessoas possam colaborar num projecto sem estarem fechadas num pequeno cubículo e sem terem de se preocupar com ruídos ou distracções.

Os espaços colaborativos começaram a surgir nos anos 80, mas só recentemente, com a pandemia, foram adoptados pelas principais empresas. Evoluíram com o tempo à medida que a tecnologia foi melhorando; os escritórios em open space são agora mais comuns do que salas ou escritórios separados, e estão frequentemente equipados com mais do que apenas uma secretária e uma cadeira.

 

Benefícios do trabalho em colaboração nos escritórios


Os benefícios do trabalho em colaboração nos escritórios têm sido estudados, debatidos e discutidos durante anos. Mas pode dizer-se que este tipo de colaboração tem claras vantagens:

  • Aumento da produtividade. Quando há várias pessoas a trabalhar num projecto, muitas vezes é possível conseguir mais do que se uma pessoa fizer tudo. 
  • Criatividade. Isto porque cada pessoa traz a sua própria perícia, o que significa que traz perspectivas, ideias e experiências diferentes para a situação. Isto pode levar a melhores resultados em geral.
  • Melhoria das relações entre os colegas de trabalho. O trabalho colaborativo requer uma comunicação regular com outras pessoas, e por vezes isso significa expor-se e ser suficientemente vulnerável para pedir ajuda aos seus colegas quando precisar dela (ou mesmo apenas perguntar-lhes o que pensam sobre algo). Isto pode ajudar a criar confiança entre os colegas de trabalho, bem como permitir-lhes conhecerem-se melhor para que não sejam apenas colegas de trabalho, mas verdadeiros amigos que gostam de passar tempo juntos fora do trabalho.

 

Produtividade em espaços de colaboração e escritórios


Como todos sabemos, o trabalho de equipa é mais produtivo do que o trabalho individual. Não é necessário um escritório para ser produtivo, apenas um portátil e a liberdade de se deslocar. Mas está provado que a colaboração aumenta a produtividade quando as pessoas estão no mesmo edifício. E ainda mais quando estão na mesma sala.

Isto pode parecer óbvio: estar muito próximo significa que se pode falar cara a cara, o que muitas vezes é mais rápido do que o correio electrónico, aplicações de chat como Slack ou aplicações de video chat como Zoom (ou mesmo chamadas telefónicas).

Mas há outra coisa que acontece quando as pessoas estão juntas na mesma sala: elas falam mais. Partilham as ideias de forma mais espontânea, saltam ideias umas das outras e constroem as ideias umas das outras. Este tipo de colaboração casual é importante porque nos ajuda a pensar nos problemas e a encontrar soluções melhores do que teríamos encontrado trabalhando sozinhos.

 

Tendências no desenho de novos escritórios


Num mundo em que o escritório tradicional está a desaparecer lenta mas inexoravelmente, há uma série de tendências que parecem estar a ganhar impulso: liberdade para trabalhar, colaboração e espaços abertos.

Tenha em mente que embora existam muitas vantagens neste tipo de ambiente de trabalho (uma das quais é o aumento da eficiência), existem também algumas desvantagens: escritórios em open-plan criam distracções, tais como poluição sonora, que podem dificultar a concentração e podem mesmo afectar a sua saúde.

Vejamos as tendências e características mais importantes dos gabinetes de colaboração:

 

Espaços não-territoriais

Imagine um espaço que não é seu, mas que pode utilizar sempre que quiser. Não tem regras ou limitações rigorosas, e ninguém controla o espaço.

Todos têm igual acesso a este lugar, e qualquer pessoa pode mudar a sua aparência ou adaptá-lo às suas necessidades: Tem uma reunião? Não há problema. Quer trabalhar num projecto com outro departamento? Basta tomar uma sala de conferências vazia durante algumas horas. Não há necessidade de ninguém aprovar: obtém-se o que se precisa quando se precisa.

É assim que são os espaços não-territoriais.

 

Mobiliário polivalente

O mobiliário polivalente foi concebido para ser utilizado para múltiplos fins.

São uma óptima forma de poupar espaço e podem tornar o seu espaço de trabalho mais colaborativo e dinâmico.

Alguns exemplos de mobiliário que encorajam espaços de colaboração são

  • Mesas de sala de conferência com tomadas de corrente incorporadas.
  • Prateleiras decorativas que se convertem em secretárias.
  • Cadeiras de escritório ergonómicas, concebidas para sentar, ficar de pé e descansar.
  • Carteiras em pé que nos permitem trabalhar sentados ou em pé.
  • Cubículos para reuniões privadas ou de repouso.

 

Ecrãs transparentes

As divisórias transparentes são uma boa forma de manter a equipa unida.

Ajudam a manter os espaços abertos enquanto ainda oferecem uma sensação de privacidade, o que é importante se estiver a trabalhar numa ideia revolucionária com a sua equipa, mas também se apenas precisar de se concentrar nas suas folhas de cálculo Excel sem ser distraído por colegas que passam pela sua secretária.

 

Comunicações digitais

A ideia de espaços de co-trabalho baseia-se no princípio de que a tecnologia permite que as pessoas trabalhem em conjunto de forma mais eficaz. 

A tecnologia de comunicação digital, tais como Slack, Zoom e Yammer, ajuda a reduzir as barreiras de comunicação entre as equipas para que possam colaborar melhor.

Para ser claro: estas ferramentas não se destinam a substituir as reuniões presenciais, mas destinam-se a melhorar as capacidades da sua equipa existente, permitindo-lhes o acesso quando e onde quer que necessitem.

Por exemplo, se tiver empregados internacionais ou remotos que não tenham acesso fácil aos seus colegas em escritórios em todo o mundo, as comunicações digitais podem ajudar a colmatar essas lacunas de modo a que todos estejam na mesma reunião sem atrasos devido a fusos horários ou outros factores que impedem conversas cara-a-cara eficazes.

 

Zonas de relaxação

É importante que os empregados tenham um espaço onde possam relaxar e descontrair. O escritório deve incluir uma variedade de espaços que permitam aos membros da sua equipa descansar as suas mentes, recarregar e concentrar-se no trabalho noutros locais do edifício.

Aqui estão algumas dicas úteis para a criação de uma área de relaxamento ideal:

  • Certifique-se de que o espaço é suficientemente calmo para que as pessoas possam ler ou dormir a sesta sem se sentirem perturbadas. Também é importante que não esteja muito escuro; se quiser que as pessoas se sintam confortáveis a dormir a sesta ou a relaxar, tente adicionar iluminação ambiente para que não se sintam como se estivessem numa caverna. Um sofá ou cadeira confortável é essencial para aqueles que preferem sentar-se enquanto descansam.
  • Adicione elementos decorativos tais como plantas, obras de arte nas paredes (que não distraiam demasiado), etc., para que os seus empregados se sintam inspirados pelo ambiente que os rodeia, mesmo quando relaxam.
  • Criar espaços onde os empregados possam socializar enquanto descansam, tais como uma cafetaria, cantina ou sala de descanso.

 

Conclusão


O futuro do escritório é a colaboração. Com tantas opções para as empresas explorarem, não há dúvida de que o seu negócio será capaz de encontrar algo que se adapte perfeitamente às suas necessidades e estilo. Uma vez que tudo o que lhe resta é sentar-se, relaxar e desfrutar de todos os benefícios de trabalhar num espaço mais aberto e colaborativo.